Polityka windykacyjna

Polityka windykacyjna – przydatne narzędzie do ściągania wierzytelności
Egzekwowanie wierzytelności od nierzetelnych kontrahentów jest utrapieniem dla każdego przedsiębiorstwa. Zazwyczaj w takich sytuacjach do pomocy angażowane są osoby z działu księgowości lub sprzedaży, które zmuszone są poświęcić swój czas na sprawy niekoniecznie należące do ich typowych kompetencji. Brak jasno obranej ścieżki w kwestii windykacji może doprowadzić do zakłóceń w przepływie informacji i wydłużenia procesu ściągania należności. Wprowadzenie polityki windykacyjnej pozwala uporządkować system, wdrażając jasną procedurę działania zmierzającego do uzyskania pełnej kwoty należności w możliwie jak najkrótszym czasie.

Czym jest polityka windykacyjna?
Polityka windykacyjna to dokument wskazujący jakie czynności należy podjąć na danym etapie sprawy, tak aby przy jednoczesnym zaspokojeniu wierzyciela nie utracić klienta. Zbyt pochopne działanie może bowiem doprowadzić do zniechęcenia potencjalnych kontrahentów do współpracy z firmą stosującą nieodpowiednie, agresywne techniki dochodzenia należności. Sam fakt jednorazowego problemu z opłaceniem faktury nie musi przecież od razu oznaczać całkowitego zerwania stosunków biznesowych z kontrahentem. W celu uniknięcia takiego stanu rzeczy, na pierwszym etapie windykacji, odpowiedni dział firmy powinien monitorować zadłużenie. Gdy tylko zauważy, że przez wydłużający się okres klient zalega z należytym wykonaniem umowy, dział ten powinien przekazać sprawę do prowadzenia profesjonalnemu podmiotowi, wyspecjalizowanemu w kontakcie z dłużnikami. Wtedy to właśnie następuje etap windykacji zewnętrznej. Zespół naszej kancelarii przygotowany jest do najwłaściwszej obsługi tego typu spraw i wyczulony na utrzymanie prawidłowych relacji z klientem.

Jakie działania podejmujemy w ramach windykacji zewnętrznej?
Zawierają one w sobie przede wszystkim elementy windykacji miękkiej (przypomnienie o zadłużeniu), ponieważ to za ich sprawą zachodzi największa szansa na skłonienie dłużnika do polubownego rozwiązania sporu. Strategicznym jest uniknięcie osiągnięcia efektu atmosfery zastraszenia, zniechęcającej do przyszłych transakcji. Nie bez znaczenia pozostaje również, że wezwanie do zapłaty wysyłane jest z profesjonalnej kancelarii radcowskiej, na jej listowniku i listem poleconym. Dopiero w kolejnych etapach, gdy inne środki zawiodą, będzie trzeba wziąć pod rozwagę windykację sądową i komorniczą.

Polityka windykacyjna kluczem do sprawności
Kluczową korzyścią z wdrożenia w firmie polityki windykacyjnej będzie odpowiednie skoordynowanie działań od momentu powstania opóźnienia. Praktyka pokazuje, że im więcej dni minęło od powstania wierzytelności, tym mniejsze szanse są na jej uregulowanie. Co więcej, w skrajnych przypadkach zaniedbania sprawy, bądź nieumiejętnego obchodzenia się tematem windykacji, może dojść do jej przedawnienia. Ogólną zasadą jest przedawnianie roszczeń z działalności gospodarczej z upływem 3 lat, lecz w konkretnych przypadkach może ono wynosić nawet rok, jak w przypadku umowy spedycji. Właściwe wdrożona polityka pozwoli na uchwycenie momentu, w którym sprawa powinna zostać przekazana profesjonalnemu podmiotowi. Zwiększa to szanse na powodzenia całego procesu i ogranicza występowanie niepożądanych skutków. Z pewnością ryzyko utraty możliwości dochodzenia wierzytelności w takim wypadku będzie znacznie ograniczone.
Namawiamy naszych Klientów do przeanalizowania stosowanych zasad windykacji i stworzenia dokumentu, który pozwoli uporządkować i sformalizować stosowane procedury. Znacznie zwiększa to szanse uniknięcia powstania nieściągalnego zadłużenia. Serdecznie zapraszamy do kontaktu, pomożemy w przygotowaniu odpowiedniej polityki windykacyjnej.

Krzysztof Kornowicz

bg